Excelは強力な武器
数字を扱う人にとって、Excelは非常に強力なツールです。
表計算だけでなく、データの集計や分析、帳票作成、業務の進捗管理など、さまざまな場面で活用できます。最近では、Microsoft CopilotやClaude in Excelのように、生成AIを使ってExcel上の作業を支援するサービスも登場しています。
一方で、会社の業務が拡大すると、Excelの便利さが別の問題を生むことがあります。
例えば、次のような状態です。
- 社内にExcelファイルが増え、どのファイルが最新なのかわからない
- Excelから別のExcelへ、何度も転記している
- 特定の人しか計算式やマクロの意味を理解していない
- 担当者が不在になると、業務が止まってしまう
- データは存在するが、誰かに集計を頼まないと状況がわからない
こうした問題は、Excelが悪いから起きるわけではありません。
本来は個人やチーム内だけで使う道具だったExcelが、いつの間にか複数の部署をつなぐ「業務システム」の役割まで担っていることが原因です。
部門をまたぐと情報の管理が難しくなる
会社の業務は、一つの部署だけでは完結しません。
営業担当者が注文を受けたら、在庫を確認します。在庫がなければ、商品を発注するか製造する必要があります。その後も、納期の確認、出荷、請求などの業務が続きます。
それぞれの部署では、必要な情報の単位が異なります。
- 営業部門は、顧客や案件単位
- 購買部門は、仕入先や発注単位
- 製造部門は、製品や製造指示単位
- 経理部門は、請求や入金単位
これらを別々のExcelで管理すると、部署の境目で情報の転記や確認が発生します。
Excelの共有や通知を工夫することで改善できる場合もあります。しかし、扱う量や関係者が増えるほど、「誰が、いつ、何を更新したのか」「次に誰が対応するのか」をExcelだけで管理することは難しくなります。
Excelと業務システムは役割が違う
Excelは、利用者が目的に合わせて自由に加工できるツールです。集計方法を変えたり、その場で項目を追加したりできることが大きな強みです。
一方、業務システムは、会社として決めた手順や情報を、複数の人で共有するための仕組みです。
例えば、次のようなことを管理できます。
- 誰が情報を登録したか
- どこまで処理が進んでいるか
- 次に誰が対応する必要があるか
- 必要な情報が入力されているか
- 現在の状況をどこで確認できるか
Excelが「個人の作業を助ける道具」だとすれば、業務システムは「人と人の仕事をつなぐ仕組み」といえます。
どちらか一方が優れているのではなく、目的に応じて使い分けることが重要です。
人が減り、扱う量が増えると限界が表れる
ご相談の中で多いのが、次のようなケースです。
- 以前より人が減ったから、処理件数が増えている
- 業務の流れはわかっているが、複雑すぎてミスが増えた
- 長年担当していた人しか、業務の詳細を説明できない
- 新しく担当した人が、業務を覚えきれず疲弊している
業務を作った人は、その手順になった理由を知っています。しかし、後から担当する人にとっては、複数のExcelや例外処理が積み重なった業務は、非常に理解しにくいものになります。
この状態で新しいシステムを導入しても、業務の複雑さをそのままシステムへ移すだけになってしまいます。
そのため、まず必要なのは「どのExcelをシステムに置き換えるか」を決めることではありません。
現在の業務と情報の流れを整理し、どこを残し、どこを変えるべきかを明らかにすることです。
Excelを捨てずに、業務の仕組みを見直す
業務改善の方法は、新しい業務システムを開発することだけではありません。
- 現在のExcelを整理する
- Excelの共有方法や入力ルールを見直す
- サブスクリプション型の業務アプリを導入する
- 複数のアプリを連携させる
- 必要な部分だけをシステム化する
このように、会社の規模や業務に合わせて選択できます。
ビーグルソフトでは、現在の業務やExcelの利用状況を整理し、課題の優先順位を明確にしたうえで、仕組みの選定、導入、定着までをご支援します。
「Excelが増えすぎて、どこから手をつければよいかわからない」という段階でも構いません。まずは現在の業務を一緒に整理するところから始めませんか。